A volta dos que não foram

Daqui a pouco está na hora de voltar ao escritório. Só que ninguém sabe me dizer de quanto tempo estamos falando. Até lá continuamos em Home Office.

Não temos mais essa indefinição. Nós não voltaremos. Não foi uma decisão simples, e conto aqui um pouco dos bastidores e os impactos.

Logo no início da pandemia montamos uma sala de guerra ou se você preferir um War room, que soa mais imponente.

Reunimos os líderes da empresa para debater e discutir o que faríamos para enfrentar esta crise. Uma decisão rápida foi ir ao banco pegar um empréstimo para evitar problemas de fluxo de caixa. Não que a empresa precisasse, mas como ninguém sabia o que viria em seguida, o primeiro gargalo é sempre no caixa. Esse empréstimo foi mais um seguro do que uma necessidade.

Após duas semanas com todo mundo em casa, para nossa surpresa, não virou tudo um caos. A empresa continuou rodando. E ainda percebemos alguns ganhos de produtividade.

Começamos a nos perguntar: e se isto não for provisório?

A ideia começou a ganhar forma em alguns debates nessa sala. Resolvemos fazer uma pesquisa para ver qual era a realidade de nossos noventa colaboradores.

No gráfico acima um grande susto. Algumas pessoas gastavam quatro horas por dia para ir e voltar; quatro horas! O recordista gastava quase cinco horas.

Eu fiz uma conferência com esse recurso. Brinquei que ele tinha mentido na pesquisa, não é possível gastar 4,5 horas todo santo dia. Ele confirmou, e ainda disse que isso era a média. Podia ser pior, raramente era melhor que isso.

Eu agradeci e comentei que esperava que a família dele reconhecesse esse enorme esforço que ele fazia diariamente para levar comida para a mesa de casa. Ele trabalha conosco há mais de dez anos.

A média geral de tempo de deslocamento era de 2 a 2,5 horas por dia. E de repente, um monte de gente ganhar mais duas ou três horas disponíveis por dia.

Está certo que esse é um ganho bom, numa hora ruim. Ninguém gosta da pandemia, de ficar isolado, e pior, não é um Home Office normal, é com a família toda presa em casa. Quem tem criança pequena está vivendo um momento surreal, de ter que se dividir entre o trabalho e o cuidar dos filhos.

Isso nos dizia que se agora está dando certo, em condições normais de pressão e temperatura, tende a dar mais certo ainda.

Perguntamos também como os recursos estavam se adaptando ao HO. E para os que não estavam em situação confortável, perguntamos o motivo.

Acima uma amostra dessa pesquisa, não obtivemos 100% de retornos. Para aqueles que responderam, a imensa maioria estava bem, e os regulares apresentarem problemas contornáveis.

A pergunta que estávamos nos fazendo não era mais se adotaríamos de forma definitiva o HO, mas sim, “Por que não fizemos isso antes?”.

Antes de bater o martelo conversamos informalmente com alguns clientes. Fomos saber como seria recebido o fato de mudarmos de empresa real para virtual. Todos os consultados sinalizaram não verem problema nenhum nisso. Muitos comentaram que um movimento similar estava em discussão internamente.

Decisão tomada, faltava definir o tamanho da mudança. Uma opção era devolver todos os nossos espaços físicos em SP e em São José dos Campos. Nesta toada teríamos um contrato com uma We Work da vida, e alugaríamos salas de reunião sempre que necessário, ou teríamos um contrato mínimo. Essa era a virada de chave mais radical.

Outra opção era manter algum espaço físico e tornar o local um CoWorking, com algumas mesas não fixas. Nesta opção alguém poderia ir trabalhar no escritório sempre que quiser, fazendo um agendamento prévio, porque não haveria mesa disponível para todos.

A votação destes cenários foi bem apertada. Venceu a segunda opção.

E lá fomos nós fazer a nossa segunda pesquisa. Dada a importância da decisão não delegamos a ninguém. Dividi com o meu sócio, e tivermos conversas remotas e individuais com todos os nossos colaboradores.

Foi a primeira vez em muitos anos que fizemos isso. Ter um quadro de colaboradores maior torna muito difícil fazer esse tipo de coisa, mas foi uma experiência interessante.

Desta vez perguntamos a todos se o HO fosse permanente, se você prefere continuar remoto ou quer ter o seu local de trabalho fixo?

Na matriz 100% dos entrevistados preferiu o virtual. Na filial, sete colaboradores pediram para retornar ao escritório. O fato de São José dos Campos não ter o mesmo trânsito de SP deve ter colaborado para esta decisão. A mudança era viável, aí veio a parte chata.

Dos 4 conjuntos que tínhamos em SP quantos seriam devolvidos. Dos 3 conjuntos de São José, idem. Após muita negociação, com diferentes locadores, devolvemos metade da nossa estrutura em SP e ficamos com o maior conjunto dos três em São José.

Na matriz preservamos as 3 salas de reunião e montamos uma área de CoWorking para até 20 pessoas. Na filial preservamos os lugares fixos de quem pediu e além destes termos 10 lugares disponíveis para CoWorking.

Esses ambientes estão reformados e fechados, aguardando a Covid nos liberar.

Essa decisão é libertadora. De lá para cá já contratamos dois novos colaboradores que moram em MG. Não importa mais onde o colaborador mora.

Há um impacto econômico em ter menos espaço físico. Num primeiro momento isso ajuda se a crise se agravasse além do esperado. É o “Worst case”, ou cenário do Inferno, se preferir. Porém o maior ganho é a produtividade. A liberdade de operar de onde você quiser, desde que tenha boa conexão.

O tempo ganho com um deslocamento que não vai mais existir é a ponta do iceberg. Quando o grande contingente estiver voltando ao escritório, o normal seria nós também voltarmos, mas para nós, será a volta dos que não foram.

 

Nuno Figueiredo

Engenheiro Eletrônico formado pela Mauá, MBA em Gestão Empresarial pela FGV, é um dos fundadores da Signa, onde atua desde 95. Entre outros defeitos, jogou rúgbi na faculdade, pratica boxe e torce pelo Palmeiras.

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