O que é o TMS para o Embarcador

"Alguns usam a estatística como os bêbados usam postes: mais para apoio do que para iluminação." - Andrew Lang

Um caso que eu pude presenciar a respeito de auditoria de frete: conversava com um Embarcador que tinha um volume alto de conhecimentos de transporte emitidos contra ele, e fiquei curioso para saber como ele conferia se o frete estava correto, já que ele não tinha um sistema para auditoria de frete. Ele me confidenciou que trabalhava por amostragem.

O processo consistia em pegar 10 documentos e fazer a conferência detalhada. E glosava os que estivessem errados. O inusitado é que mesmo pegando erro na amostra ele não conferia os demais, porque isso dava muito trabalho.

É uma situação extrema, mas ainda é comum vermos conferências parciais. Às vezes o sistema emite uma relação que vai para um Excel, que se vira nos trinta e solta algum resultado. A precisão melhora, mas “la garantia soy yo”.

Já vi também casos onde algum sistema, que não foi feito para esse fim, é adaptado, fazendo um "puxadinho". Adequa-se o WMS (Sistema de gerenciamento de armazém) ou o ERP (sistema de gestão empresarial) para permitir algum nível de controle. Aqui, como todo o puxadinho, carece de uma arquitetura planejada e não fica um processo completo.

A auditoria de frete é uma das funções básicas que o TMS tem para o Embarcador. Mais do que conferir o preço, ele impede a cobrança em duplicidade, ou seja, cobrar duas vezes a mesma nota fiscal.

O TMS (Transport Management System), ou sistema de gerenciamento de transportes, deveria também auditar se o peso e a consolidação feita foi respeitada. Além disso é comum haver exceções no transporte que geram custos extraordinários, como estadias, pagamento de pernoite, reentrega, devolução, necessidade de uso de equipamentos especiais, etc. A conferência e autorização destes custos extras é importante, porque pode representar uma parte importante do custo total do transporte.

Se o Embarcador opera com frota própria, a gestão da frota, o gerenciamento das viagens em tempo real e o acompanhamento da produtividade tornam-se itens importantes para o resultado. Inevitavelmente o acerto de viagens e gestão dos motoristas tornam-se necessários para um controle efetivo dos custos.

Mesmo em Embarcadores que tenham frota própria é comum isso conviver com a contratação de transportadores, mantendo a necessidade de auditoria.

Mas nem só de auditoria vive um TMS para o Embarcador. Medir a performance das entregas e o nível de serviço prestado ao cliente também é importante para o negócio.

Podemos dividir as oportunidades geradas por um sistema TMS em dois grupos principais. O primeiro é de controle e gestão. Aqui opera-se para não perder o gerenciamento e evitar custos desnecessários ou incorretos. A automação possível com a utilização de robôs, que trabalhem fazendo o processo pesado de conferência e aprovação, ajuda a ter menos pessoas envolvidas ou a liberar o tempo delas para fazerem atividades de maior valor agregado.

No segundo grupo está a oportunidade de economizar no valor total a ser gasto. As oportunidades de economia vão desde o processo de seleção de transportadores, possibilidade de simulações comparando opções e ainda a possibilidade consolidar carga ou fazer um mix com outros modais.

Um TMS para o Embarcador deve primar por algoritmos que permitam simular oscilações de frete face a novas tabelas de preço ou ainda após algum reajuste em tabelas vigentes.

O Embarcador pode ainda se beneficiar de algoritmos como o Melhor Frete, que pode decidir entre todas as opções de frete qual o prestador mais barato que atende o prazo de entrega. Esse algoritmo pode inclusive comparar o uso de modais diferentes. Este processo costuma ser conhecido como leilão de frete. Não se adequa a qualquer situação, mas é possível que uma parte dos envios se beneficie desta ferramenta.

Finalmente a possibilidade de testar a consolidação de carga e roteirizar as cargas envolvidas em operações que usam veículos dedicados o que remuneram pelo número de veículos alocados podem ser uma fonte importante de economia.

Há uma piada que afirma que a Estatística é a arte de torturar os números até que eles confessem. Quando se alia um volume considerável de documentos a processos manuais, esta piada vira realidade.

Nuno Figueiredo

Diretor Comercial
Signa Consultoria e Sistemas