O que é TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte)

O TMS é a sigla em inglês de Transport Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transportes. É um sistema que tem como principal objetivo gerenciar as operações de transporte, desde a contratação do frete até o pagamento da fatura.

Um TMS serve para uma ampla gama de empresas envolvidas na operação e contratação de serviços de transporte.

Entre os principais players que necessitam desse sistema destacamos:

• - Embarcador, que é o contratante do frete
• - Operador Logístico
• - Transportador
• - Armador
• - Companhia aérea

Para cada um desses usuários, as necessidades e configurações de um TMS são bem diferentes. Pegando o caso do Embarcador, verificamos que dependendo das características da empresa, as necessidades mudam. Por exemplo, se o Embarcador possui frota própria, ele vai precisar de funções de gerenciamento de frota: gestão do combustível, pneus, manutenção preventiva e corretiva, gestão dos motoristas e acerto de viagens, entre outras funcionalidades.

Ao investir em ativos caros, este player tem, ou deveria ter, grande preocupação com a produtividade da frota e necessita de um gerenciamento das viagens em tempo real, para controlar os gargalos nas operações.

Em contrapartida, um Embarcador que não possui frota própria não verá valor nas funcionalidades de gestão de frota. Ele também não estará muito preocupado com a produtividade da frota, exceto se operar com a contratação de veículos dedicados.

O mesmo ocorre para cada um dos demais players. A realidade de quem transporta carga fracionada é muito diferente de quem só opera com carga fechada. O mesmo pode ser dito de quem opera com Transporte de container e isto se estende a outros nichos.

A diferenciação não ocorre somente no tipo de transporte, mas também em outras variáveis como a mercadoria transportada, o valor da mercadoria, a urgência do transporte, entre outros. Estas características demandam funções e controles específicos, que impactam o uso de um TMS.

Vamos dar um exemplo: para a emissão de conhecimentos em um veículo contratado como carga completa, quando há a consolidação de cargas, é desejável que o TMS possua a capacidade de relacionar todas as notas envolvidas nesse transporte e gerar automaticamente os conhecimentos necessários usando um rateio de frete pelas notas envolvidas. Este rateio pode ser feito em cima do peso, do valor declarado da nota, entre outras variáveis; normalmente o tipo de rateio é uma demanda do cliente contratante.

Esta não é uma funcionalidade imprescindível, visto que é possível emitir um a um todos os conhecimentos necessários. Normalmente, neste caso, será necessária uma planilha Excel para fazer todos os cálculos do rateio e terá que copiar os valores da planilha para o sistema. Um prato cheio para morosidade e erros.

Um TMS atende desde o acordo comercial, isto é, o registro da tabela de preços, a gestão do prazo, o início do processo, seja ele uma cotação ou uma solicitação de coleta, passando pela emissão dos documentos legalmente exigidos, até a gestão de tracking, frota, faturamento, medição de performance, KPIs e por aí vai.

O TMS pode, e deve, se apoiar em sistemas complementares. É o caso do ERP (sistema de gestão empresarial), o WMS (Sistema de gestão de armazém) entre outros softwares mais específicos como é o caso de um sistema de roteirização.

Para empresas de micro e pequeno porte é possível ver operadores que usam unicamente o TMS. Não raro o TMS contempla um módulo financeiro que cuida do Contas a Pagar e Contas a Receber, fluxo de caixa e interface com bancos. A medida que o porte da empresa aumenta é comum vermos a integração do TMS com uma solução ERP.

Existem soluções que se propõem a fazer tudo. Neste caso o que se contrata é algo menos flexível e, como no exemplo citado acima, não atende várias demandas, gerando a necessidade de trabalhos manuais e complementares. Abordamos este assunto numa News anterior: “A eleição do pato”.

Outra característica desejável é a facilidade de integração. Um TMS tem que se integrar com várias soluções como Meios de Pagamento, Vale Pedágio, Corretora de Seguros (Gestão de Risco), Seguradora, Sistemas de Roteirização, de Rastreamento de Veículos, entre outros.

Um TMS precisa necessariamente tratar as questões fiscais imprescindíveis para a correta emissão dos documentos legalmente obrigatórios, mas ele não precisa, e acreditamos que não deva, ter o tratamento completo do módulo fiscal e cuidar da contabilidade da empresa. Normalmente em empresas de micro e pequeno porte a contabilidade é externa, já em empresas de grande porte existem soluções especialistas que cuidam disso.

Dada a complexidade das várias operações, o TMS para focar com profundidade nos diferentes segmentos e atender aos diferentes players, não consegue ter profundidade nas questões do ERP e esta necessidade fica clara quando se trata de grandes empresas que normalmente usam um ERP como o SAP, por exemplo.

Um caso prático para deixar mais claro. O transporte de contêineres requer normalmente a gestão de uma operação de importação ou de exportação. Os detalhes envolvidos nos levaram a ter um módulo específico para tratar deste tema dentro do TMS. Esse nível de profundidade é a função de um especialista e é menos comum numa solução generalista.

O alcance das funcionalidades de um TMS depende muito do provedor da solução.

Nuno Figueiredo

Diretor Comercial
Signa Consultoria e Sistemas