Quando particularizar o TMS?

A implementação de um novo TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) é feita para solucionar um problema ou um conjunto de problemas que a empresa reconhece estar enfrentando, ou atender a uma nova oportunidade de negócio, alavancando assim a participação da empresa no mercado. Essa solução poderá ser desenvolvida internamente pela empresa, ser ofertada por um fornecedor que desenvolva uma solução customizada para a empresa ou, ainda, ser comprada como um produto pronto e padronizado.

A pergunta que todos fazem: Quando devo customizar o TMS?

Fica aqui uma dica: prefira primeiro implantar e saber usar bem o sistema padrão antes de pedir customizações ou melhorias. É comum o cliente apresentar demandas que mais tarde ele mesmo identifica que são desnecessárias.

Por vezes o valor do investimento para a aquisição do software é relevante para a escolha da solução a ser implantada na empresa. Empresas com restrição de orçamento têm dificuldades para adquirir um software totalmente personalizado, caso queiram manter seus processos sem alteração. A opção, nesse caso, é optar pela escolha de um software padrão, que cubra suas necessidades mesmo que a empresa tenha que se adaptar a ele.

Os pequenos transportadores rodoviários têm um fluxo de informação parecido. Resumidamente, ele recebe a solicitação para transportar uma carga, faz a coleta e leva a carga para seu galpão. Na sequência, o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é emitido com os dados da nota fiscal, a carga é consolidada e colocada dentro do veículo, é emitido o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) e a carga sai para a viagem. Quando a carga é entregue, é dada a baixa da nota fiscal no sistema. Essa descrição do processo é bem resumida e deixa de lado várias etapas do processo, mas serve para exemplificar um fluxo padrão de transporte. Apenas a fiz para ilustrar alguns dos processos principais do TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte). A News “O que é TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte)” apresenta um pouco mais sobre o assunto.

Tive a oportunidade de trabalhar em vários projetos de clientes de pequeno e médio porte, que fizeram a aquisição do “e-cargo ASP”. Aqui entregamos um software padrão, que em pouco tempo é disponibilizado para uso.

Conforme o transportador precisa de adaptações ou novas funcionalidades, ele tem a opção de solicitar essa melhoria no software e eu, como desenvolvedor, já implementei várias dessas particularidades, como novos relatórios, ou algo específico demandado pelo seu cliente, entre outras solicitações.

Estou na Signa há dez anos, sendo que essa é minha segunda passagem. Anteriormente trabalhei aqui dentro do departamento de suporte e também como desenvolvedor. Minha primeira passagem como desenvolvedor na Signa foi entre 2001 e 2003.

O primeiro grande projeto que participei nesse período foi a implantação de nosso sistema em um grande Operador Logístico, em 2002. Existiam muitas particularidades pois este cliente não queria mudar seus processos, e desejava que o sistema se adaptasse totalmente à empresa. O volume de trabalho era gigantesco, com um número grande de adequações para fazer e o prazo final para a entrega do projeto era curto.

Para vencer esse desafio fizemos uma força-tarefa para o projeto, inclusive trabalhando em hora extra para não perdermos os prazos.

Um aspecto importante que pude notar nesse projeto foi a importância de ter um contato direto com o cliente. Nesse período, alguns membros da Signa ficaram alocados no cliente por algum tempo e lá pude entender melhor as necessidades dele, pois presenciava a operação in-loco, além de ter uma resposta imediata do cliente sobre as implementações do sistema.

O suporte e envolvimento dos gestores de alto nível são muito importantes na implementação de qualquer sistema, como também é importante o envolvimento das pessoas que irão utilizar efetivamente o sistema, ou seja, os usuários.

Numa implantação de software é importante ter comunicação efetiva, que consiga esclarecer dúvidas e informar todas as ocorrências de maneira imediata ao usuário.

Nos últimos anos a Signa tem trabalhado para oferecer uma automatização dos processos para seus clientes. A ideia é que o transporte de uma carga ocorra com o menor envolvimento possível do usuário, restringindo suas interações somente a passos que o software não consiga fazer de maneira automatizada.

Trabalhamos na integração de dados com vários fornecedores, com o poder público e vários embarcadores. O processo de emissão do CT-e foi automatizado e, recentemente, o e-cargo passou a oferecer uma consolidação de cargas automática. Assim, o transportador pode receber uma nota fiscal eletrônica via e-mail, o e-cargo faz a leitura dessa nota fiscal, emite o CT-e e, por fim, executa um processo de consolidação de todas as cargas, selecionando o melhor modal e o prestador que transportará a carga.

Numa análise superficial desse processo, pode-se imaginar que qualquer sistema TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) ofereça solução para tal. Fui um dos responsáveis pelo desenvolvimento desse módulo de consolidação de cargas e conheço todas as particularidades que ele possui. Nosso cliente tem uma série de restrições na consolidação de carga, algumas ocorrem pelo trecho da carga, outras pelo modal de transporte e algumas restrições são regras impostas pelos clientes de nosso cliente. E na consolidação de cargas que o e-cargo oferece o usuário consegue configurar todas essas regras. Além, é claro, de selecionar o prestador que entregue no prazo e com o custo mais baixo para empresa; talvez esse seja o objetivo principal numa consolidação de cargas.

Esses são alguns exemplos de particularizações feitas em nosso software, o que expõe um de nossos diferenciais: mesmo em um produto pronto, fazemos as particularizações necessárias para nossos clientes. A adequação dos processos empresariais ao modo como o software opera tem um preço, mas é crucial ao sucesso da adoção de um TMS.

Por vezes um software padronizado pode não atender às reais necessidades do transportador, seja pela ausência de funcionalidades ou pela falta de adequação à maneira que a operação de transporte da empresa ocorre atualmente. A adoção de um software especializado pode oferecer um diferencial tecnológico e de negócio, atraindo novos clientes e alavancando ainda mais os próprios negócios.

André Idalgo Matama

Graduado em Gestão Pública pela Universidade Federal de Ouro Preto e Gestão Empresarial pela Faculdade de Tecnologia de SP. Gerente de sistemas na Signa Consultoria e Sistemas, vestindo a camisa desse time desde 2008.