O que é Romaneio de Cargas e sua aplicação na logística

Gerenciar o transporte de carga e a logística em sua totalidade envolve o controle de uma quantidade significativa de informações. O fluxo constante desses dados é uma parte fundamental da rotina das empresas de transporte. Para simplificar a organização e minimizar erros e inconsistências, existem práticas e recursos que contribuem para a eficiência, como o uso do romaneio de cargas.

O que é e para que serve o romaneio de cargas?

O romaneio de cargas é um elemento essencial no cenário do transporte de mercadorias, uma ferramenta que visa centralizar todas as informações cruciais dos pedidos destinados aos consumidores finais em um único documento.

Dentro do romaneio de cargas, encontra-se uma minuciosa lista que detalha todos os volumes, fornecendo informações abrangentes sobre o conteúdo, quantidades e quaisquer outras particularidades relacionadas a cada produto a ser transportado.

Em essência, o romaneio de cargas age como um valioso checklist para a empresa de transporte. Sua função principal reside em auxiliar todos os intervenientes no processo de transporte, seja durante o carregamento ou a descarga das mercadorias. Isso acelera o trabalho do motorista e aprimora a segurança do cliente durante o processo de entrega.

A emissão e assinatura do romaneio de cargas

Qualquer empresa de transporte tem a capacidade de gerar o romaneio de cargas, mas a abordagem varia conforme o tamanho da operação. Nas empresas de transporte com operações menores, é comum que um membro da equipe de logística seja responsável por completar o checklist. Em contraste, nas transportadoras de maior porte, que enfrentam uma demanda mais significativa e precisam planejar minuciosamente suas operações, o gestor logístico costuma assumir a tarefa de emitir o documento.

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Quanto à assinatura do romaneio de cargas, um componente essencial no processo de prestação de contas, é fundamental compreender que tanto a transportadora quanto o motorista envolvido na entrega devem assiná-lo. Por isso, geralmente, o documento é emitido em duas cópias, uma das quais permanece sob posse da empresa de logística, enquanto a outra é entregue ao cliente final. Essa prática garante a transparência e a prestação de contas eficaz em todas as etapas do processo de transporte de cargas.

As informações do romaneio de cargas

Você já conhece quem é responsável por emitir o romaneio de cargas, mas é importante compreender quais informações essenciais devem estar presentes nesses documentos. Ao preencher o romaneio, é fundamental garantir a inclusão dos seguintes dados:

- Notas fiscais dos produtos que estão sendo transportados: Todas as notas fiscais relacionadas aos produtos que estão em trânsito devem ser claramente especificadas no romaneio de cargas. Isso é crucial para fins de prestação de contas e conformidade fiscal.

- Identificação única de cada pedido em transporte: Cada pedido ou carga que está sendo transportada deve ser identificado de maneira única e inequívoca no romaneio. Isso ajuda a evitar confusões e erros durante o processo de entrega.

- Tipo de embalagem utilizada: É importante registrar o tipo de embalagem que está sendo empregada para o transporte dos produtos, seja ela caixa, palete, madeira, papelão ou qualquer outro material utilizado.

- Quantidade de volumes: O número total de volumes que compõem a carga deve ser registrado de maneira precisa no romaneio. Isso auxilia na conferência e no controle da carga.

- Dados gerais da carga: Informações gerais sobre a carga, como descrição dos produtos, peso líquido, peso bruto, dimensões individuais e volume total, são cruciais para uma gestão eficaz do transporte.

Lembre-se de que, no caso de transporte proveniente de importação, as diretrizes do Governo Federal estabelecem requisitos adicionais. O romaneio deve conter a quantidade total de volumes, a marcação dos volumes, a identificação dos volumes por ordem numérica e a especificação da natureza da embalagem, que pode variar de caixas a paletes, madeira, papelão, entre outras opções.

Garantir a precisão e a conformidade dessas informações é fundamental para um transporte de cargas eficaz e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.

Quando utilizar o romaneio de cargas e sua real importância

O propósito principal é empregá-lo para agilizar o procedimento de conferência, seja durante o carregamento ou descarregamento, e também para fins de inspeção. É importante destacar que, de acordo com as leis em vigor, não existe uma obrigatoriedade de emitir o romaneio, mas é fortemente recomendado fazê-lo para otimizar as fases operacionais da empresa de transporte.

No âmbito do comércio internacional, ele se mostra valioso e é frequentemente usado no momento do desembaraço aduaneiro e para compor a Declaração de Importação, além de outros documentos exigidos pelas autoridades alfandegárias. Nesse contexto, ele é conhecido pelo equivalente em inglês, "packing list".

Além de aperfeiçoar o controle e a organização, o romaneio de cargas desempenha um papel crucial na logística de distribuição. Um dos seus principais benefícios é a redução de casos de trocas e equívocos nas remessas. Da mesma forma, contribui para minimizar incidentes de roubo e extravio de mercadorias, que, infelizmente, podem ocorrer durante o transporte.

Assim, ao diminuir os índices de erros e perdas, os processos operacionais se tornam mais eficientes e o sucesso no atendimento aos clientes é aprimorado. Simultaneamente, menos falhas proporcionam a otimização dos custos.

Em resumo, o aprimoramento da qualidade no transporte resulta em clientes mais satisfeitos, ampliando a competitividade da empresa de transporte e sua reputação positiva no mercado.

Como é feita a emissão do romaneio de cargas?

Produzir o romaneio de cargas é uma tarefa descomplicada que pode ser executada utilizando planilhas simples que comportem os detalhes das mercadorias da empresa. No entanto, em vez de preencher manualmente essas planilhas, uma alternativa mais eficiente é automatizar esse processo, emitindo-o com o auxílio de softwares de gestão dedicados ao setor de transporte.

Com a utilização dessa ferramenta, o romaneio se integra perfeitamente com as demais fases do negócio. Assim, ao criar a lista, os dados são automaticamente coletados de todos os sistemas da empresa, tornando o procedimento mais ágil e confiável.

Consequentemente, a ocorrência de erros de entrada de dados e desencontro de informações, situações que resultam em perda de tempo, retrabalho, atrasos em outras etapas e baixa produtividade, se torna rara.

Ao adotar um sistema de gestão específico para empresas de transporte, as informações das mercadorias são obtidas por meio da importação das notas fiscais dos produtos. Posteriormente, esses dados podem ser utilizados para a emissão dos Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es) e outras inserções considerando os veículos e viagens.

Dados que precisam ser incluídos

Não existe um formato oficial para a elaboração do romaneio de cargas. No entanto, para que ele desempenhe seu papel de maneira eficaz, a transportadora deve se certificar de inserir alguns dados essenciais nesse documento, como as notas fiscais que acompanharão os produtos e informações básicas sobre cada carga.

Em determinadas situações, a elaboração do romaneio de cargas pode ser mais complexa em relação às informações necessárias. Por exemplo, no transporte de grãos (carga a granel) ou de produtos que não são embalados (automóveis, máquinas de grande porte). Nessas circunstâncias, a identificação é feita por meio do número de chassi (no caso de grãos) ou do número de série (em relação a carros e máquinas).

Qual é a regulamentação referente ao romaneio de cargas?

O uso do romaneio de cargas é exigido apenas quando uma regulamentação governamental assim determinar. Podemos mencionar dois cenários específicos:

A Instrução Normativa SRF nº 680/2006;
O Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6759/2009).

Ambas as diretrizes estabelecem a necessidade do romaneio quando aplicável. O termo "quando aplicável" se aplica principalmente a duas situações:

- quando a carga deve cruzar uma fronteira internacional;

- quando a carga em transporte é categorizada como perigosa, como é o caso de combustíveis, medicamentos, ou produtos que, se não forem manipulados de forma adequada, podem causar contaminação.

No primeiro cenário, as situações que requerem o uso do romaneio incluem a declaração aduaneira, a declaração de importação e a liberação alfandegária da carga.

Devido ao fato de o documento não ser obrigatório na maioria dos casos, cada gestor de frota e cada empresa têm a flexibilidade de adotar o romaneio de acordo com o que considerarem mais conveniente. Como não existe um modelo universal para o romaneio de cargas fora das situações obrigatórias, os gestores têm a liberdade de personalizá-lo de acordo com as necessidades logísticas da empresa.

Para tornar a prática do romaneio algo comum na transportadora, é fundamental criar duas listas que servirão como banco de dados.

A primeira lista deve conter informações detalhadas sobre os veículos da frota, incluindo modelos, dimensões e capacidade. A segunda lista deve conter os nomes das empresas com as quais o gestor mantém algum tipo de relação por meio de sua frota, podendo ser fornecedores ou clientes. É relevante registrar a frequência dos atendimentos e os endereços correspondentes.

Essas informações simplificarão a emissão do romaneio e outras tarefas, como o planejamento das rotas para todas as cargas que devem ser entregues pelo mesmo veículo durante um dia de trabalho.

As vantagens do romaneio de cargas para a empresa?

Como já mencionamos anteriormente, a emissão do romaneio de cargas oferece uma série de benefícios para o controle operacional da empresa de transporte. Abaixo, apresentamos alguns desses ganhos:

Simplifica o acesso às informações

As informações utilizadas para compor o romaneio de cargas podem ser aproveitadas para alimentar tanto o sistema interno da empresa quanto o sistema de rastreamento de pedidos. Isso torna as informações mais acessíveis a todos os envolvidos no processo de distribuição, sejam colaboradores internos ou clientes.

Com maior facilidade de acesso aos dados relevantes e informações sobre o status das remessas, a transportadora conquista a confiança dos clientes, reforçando a sensação de segurança e satisfação. Além disso, essas informações podem ser disponibilizadas em tempo real, uma vez que os dados do romaneio de cargas podem ser usados para rastrear as mercadorias.

Ajuda na conferência de mercadorias e comprovantes de entrega

Quando os motoristas retornam com os canhotos dos comprovantes de entrega assinados, torna-se mais simples para os profissionais encarregados conferir se tudo está em ordem, usando o romaneio de cargas como um recurso adicional para verificar informações.

Simplifica a prestação de contas dos motoristas

Relacionando-se ao tópico anterior, uma vez que as cargas passam a ser de responsabilidade dos motoristas após o despacho, faz sentido utilizar o romaneio de cargas durante a prestação de contas, quando o motorista retorna à empresa com os comprovantes. Portanto, muitas transportadoras emitem duas cópias desse documento: uma que acompanha o motorista em sua rota e outra que é arquivada na empresa. Isso permite que o próprio motorista utilize o documento para conferir e controlar suas entregas ao longo do percurso.

Aprimora o gerenciamento de riscos

Por fim, é importante destacar que o transporte de cargas envolve riscos significativos, incluindo acidentes, roubos e assaltos, além de possíveis problemas durante o trajeto que resultem em danos às mercadorias. Em situações como essas, as seguradoras podem solicitar uma cópia do romaneio de cargas para identificar as mercadorias transportadas, o que agiliza o processo de indenização por eventuais danos. Portanto, o romaneio de cargas atua como uma proteção adicional para a empresa, facilitando a obtenção de indenizações em casos de sinistros.

Outros benefícios do romaneio de cargas

Além dos mencionados, é importante ressaltar outros benefícios proporcionados pelo romaneio de cargas:

- Previne falhas na entrega das mercadorias;

- Oferece um maior controle sobre os produtos em trânsito;

- Facilita o trabalho dos postos de fiscalização, permitindo que operem com mais eficiência;

- Simplifica a identificação de mercadorias em lotes específicos;

- Demonstram responsabilidade e organização da empresa em relação aos cuidados com as cargas.

Cuidar com diligência do manuseio das mercadorias é fundamental para garantir a prosperidade de qualquer ramo de negócios.

As diferenças entre o manifesto e o romaneio de cargas?

O romaneio e o manifesto eletrônico de carga, apesar de compartilharem algumas semelhanças, apresentam diferenças substanciais entre si. Enquanto o primeiro documento lista e descreve as mercadorias que serão enviadas, o segundo é um documento fiscal de caráter obrigatório que relaciona os Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es) necessários para que uma carga seja liberada para entrega.

Portanto, não existe uma conexão direta entre esses dois conceitos. No entanto, ambas as soluções foram desenvolvidas com o objetivo de aprimorar o processo de verificação de cargas, tornando-o mais eficiente e seguro. Dessa forma, quando, por exemplo, um veículo passa por um posto de fiscalização, o agente responsável verifica os manifestos eletrônicos de carga (MDFes) e obtém uma visão geral da viagem e dos CTes associados a ela.

E o romaneio de entregas?

O formato do registro de entregas assemelha-se ao formato utilizado para registrar cargas. Normalmente, ele é empregado quando um único veículo é encarregado de realizar entregas em locais diversos.

De maneira simplificada, o registro de entregas requer a consideração das entregas que serão efetuadas pelo mesmo veículo durante sua jornada. Portanto, para fins de documentação, o responsável pelo registro pode relacionar os produtos que serão entregues e organizá-los numericamente. É fundamental deixar espaço para códigos que identifiquem os destinatários.

Em uma segunda lista, é necessário enumerar as empresas que receberão as entregas, incluindo os endereços de entrega e eventuais restrições associadas a cada entrega. Além disso, é importante registrar informações como horários disponíveis para receber os produtos e os contatos dos responsáveis pelas entregas.

Essa abordagem promove uma organização mais eficaz, eliminando a necessidade de espaços excessivamente amplos para identificar cada empresa.

Multa e penalidade pelo descumprimento das normas

O não cumprimento das normas resulta em penalidade para a transportadora nas ocasiões em que o romaneio de cargas é obrigatório.

Artigo 728, inciso VIII, alínea “e” do Regulamento Aduaneiro

Art. 728. Aplicam-se ainda as seguintes multas (Decreto-Lei nº 37, de 1966, art. 107, incisos I a VI, VII, alínea “a” e “c” a “g”, VIII, IX, X, alíneas “a” e “b”, e XI, com a redação dada pela Lei nº 10.833, de 2003, art. 77):

e) pela não-apresentação do romaneio de cargas (packing-list) nos documentos de instrução da declaração aduaneira.

Na hipótese de conduta mencionada no artigo ensejar também a imposição de sanção de natureza administrativa, relativa ao artigo 735 ou 735-C do Regulamento Aduaneiro (desacato à autoridade), será lavrado o auto de infração para pagamento da multa depois que se concluir o processo de aplicação da sanção administrativa.

Multas incidentes não interferem na cobrança dos tributos, nem na aplicação de outras penalidades e nem na representação fiscal com finalidade penal, quando for o caso (conforme o que está disposto no artigo 728, parágrafo 8º do já citado regulamento).

A sanção para desacato à autoridade aduaneira é a suspensão do registro, licença, autorização, credenciamento ou habilitação, além de multa.

Criando o romaneio de carga de maneira simples

O uso de planilhas é uma opção básica para aqueles que desejam criar o romaneio de carga, basta ter um modelo de documento e preencher os campos necessários.

No entanto, essa abordagem manual demanda mais tempo e também aumenta o risco de erros devido a possíveis enganos na digitação.

Por esse motivo, é mais sensato utilizar uma ferramenta digital projetada especificamente para empresas de transporte. Um exemplo é o Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS), que extrai informações da transportadora, dos clientes e dos Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTes) para criar automaticamente o romaneio de carga.

Dessa forma, a funcionalidade fornecida pelo TMS oferece maior rapidez (especialmente em períodos de alta demanda) e confiabilidade das informações para os operadores.

Vale destacar que a geração do romaneio é apenas uma das várias capacidades do sistema TMS. Afinal, esse software também disponibiliza às transportadoras:

- Emissão de CT-e e MDF-e em questão de segundos, incluindo a geração do Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT);

- Acompanhamento detalhado do status de cada mercadoria, desde o momento do embarque até a entrega final;

- Um sistema de gestão abrangente das finanças da transportadora;

- Monitoramento em tempo real das cargas;

- Gerenciamento completo da frota de veículos;

- Integração EDI para atender clientes de grande porte;

- Relatórios de desempenho abrangentes;

- Integração com uma variedade de outros sistemas.

A cada ano que passa, a plataforma TMS se torna ainda mais indispensável para empresas de transporte, uma vez que suas múltiplas funcionalidades contribuem para melhorar o desempenho logístico por meio de atividades que otimizam o tempo da empresa, como a geração automatizada do romaneio de carga.

O romaneio de carga, como pode ser observado, desempenha um papel vital na organização e controle das operações de transporte em uma transportadora. Além de oferecer vantagens significativas para a otimização de processos, sua criação e emissão são simples e de baixo custo, o que se traduz em uma relação custo-benefício altamente favorável.

Acompanhe um resumo do texto acima em um vídeo a seguir, e se tiver alguma dúvida ou sugestão, contamos com seu contato pelo e-mail tomaz@signainfo.com.br