O que é o TMS para quem tem frota própria

Tive a oportunidade de fazer recentemente um diagnóstico em um grande Transportador. A empresa tinha acabado de ser adquirida e o novo dono enfrentava sérios problemas para continuar operando. Já tinha sido uma das líderes em seu segmento e havia uma preocupação grande do novo gestor de como fazer para organizar melhor a empresa e estancar a sangria.

A venda de nosso sistema tinha sido fechada, mas não foi concluída porque a situação deste Transportador piorou numa velocidade impressionante e atualmente a empresa está em recuperação judicial. Acabamos não conseguindo ajudar.

Dois pontos chamaram muito a nossa atenção em relação às práticas correntes na empresa. A primeira era a complexidade que o comercial enfrentava para fazer uma proposta ao cliente. Ele tinha uma planilha Excel muito complexa. Estudava vários aspectos do gerenciamento de frota, desde custo do pneu por km até o número de lavagens que o implemento iria necessitar antes de conseguir chegar no preço.

Conversando com ele comentei que esse problema deveria ser do gestor da frota, não dele. Ele deveria receber uma tabela de custo pronta. Quem deveria controlar e calcular as variáveis de custo era o gestor da frota. O problema dele deveria ser em cima disso fazer uma proposta viável para o seu cliente que desse o resultado esperado para o acionista.

Tive muita dificuldade para ele concordar com este conceito. Tentei um atalho. Imagine que você não tem frota e vai ter que contratar um terceiro, um caminhoneiro de mercado. A sua única preocupação é quanto ele cobra. O cálculo do custo é problema dele. A mesma coisa deveria valer para a sua frota própria. Quem tem que conhecer e calcular o custo é o gestor da frota. Mais do que isso, ele tem que acompanhar e certificar que esse custo na prática está sendo coerente com o que foi colocado em proposta.

Dei outro exemplo. Você pode subcontratar uma transportadora, como se fosse um Operador Logístico asset light. Novamente só importa o custo final. As propostas sairiam de forma muito mais rápida. O comercial cuidaria de arrumar mais negócios e de acompanhar o pós-venda. Todos ganham. Conheço empresas no mercado que passam preço variável pelo tipo de veículo ofertado: se for utilizado veículo de terceiros o valor é mais barato, e se for utilizado um veículo de Frota própria o valor é mais caro. O cliente decide o custo e o nível de serviço que deseja.

A segunda coisa que nos chamou muito a atenção foi a conversa com o gestor de frota. Quem gerenciava as viagens e cuidava do acerto dos motoristas não olhava a média de consumo dos veículos. Ele passava os abastecimentos para o financeiro quitar e esse controle era feito lá. Na prática, não se controlava muita coisa.

Quando sugerimos que isso deveria ser feito viagem a viagem, ele me disse que isso era impossível de ser feito para um número tão grande de veículos. Iria precisar de mais gente, e isso era totalmente inviável para a realidade dele. Não percebia que a falta disso era uma das coisas que estava tornando a empresa inviável.

Sobre a necessidade de controles e medidas, acho que tudo se resume a uma frase: Aquilo que não se pode medir, não pode melhorar. Esta é a síntese do que significa gerir ativos, e mais especificamente aqui, o tema que abordamos da gestão de frota. Tem um excelente artigo na Exame que aborda este assunto, você pode acessar esse conteúdo aqui.

Adquirir um veículo é um investimento alto. Não é só na compra, mas no uso e na manutenção. Você tem que usar muito bem o ativo para que ele se pague e dê retorno, e ainda ganha de brinde a gestão de pneus, abastecimento, manutenção preventiva e corretiva, gerenciamento das viagens, acerto de contas com o motorista e por aí vai.

Willian Edwards Deming cunhou uma frase famosa a respeito:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”

Mas estes dois problemas citados que encontramos nessa empresa são o efeito e não a causa do problema. A origem dos problemas de quem tem frota própria é misturar as coisas. Existe a Gestão Logística e existe a Gestão de Frota. Quando se tem as duas dentro da mesma casa é preciso separar bem as coisas da mesma forma que é saudável para o empresário separar as suas contas pessoais das contas da empresa. O achismo que sai tudo do mesmo bolso é um engano comum e desastroso.

Um TMS para quem tem frota própria, na nossa opinião, precisa separar muito bem estes dois mundos. A empresa de Logística vende serviços ao cliente. Ela contrata frota da sua própria empresa de frota, do mercado ou subcontrata. A empresa de frota se remunera pela venda do uso dos veículos e tem que pagar todos os seus custos, desde a depreciação até o acerto com os motoristas.

Não ter controles adequados implica em chutar os números e trabalhar com estatísticas usando o método dos 5006 índios. Essa história você pode ler nesta News aqui.

Um erro comum é dar importância demasiada as questões de manutenção da frota (preventiva e corretiva) ao invés de olhar para cada veículo como o que ele realmente é: um ativo caro que precisa de uma gestão única que garanta o retorno do investimento.

A idade média da frota nacional comprova que a falta de separar estes dois mundos faz com que o preço dos fretes seja subsidiado pelo sucateamento dos ativos de transporte.

Concluindo: um TMS que não permite a separação das operações entre Logística e Frota e não olha o veículo como uma unidade de negócio não ajuda o gestor a vencer esse desafio.

 

Nuno Figueiredo

Engenheiro Eletrônico formado pela Mauá, MBA em Gestão Empresarial pela FGV, é um dos fundadores da Signa, onde atua desde 95. Entre outros defeitos, jogou rúgbi na faculdade, pratica boxe e torce pelo Palmeiras.

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