Entendendo o Embarcador: Vantagens claras com a gestão por um TMS

O Embarcador é o tomador do frete, ou seja, aquele que demanda a operação de transporte. Um Embarcador é uma empresa que está focada na venda de um determinado produto. Não importa neste contexto se o Embarcador produz ou não esse produto, e se vai utilizar serviços próprios ou de terceiros para fazer a entrega.

Definimos de uma forma mais abrangente o Embarcador como qualquer empresa que contrate serviços de transporte e logística para fazer no todo ou em parte os processos da cadeia de suprimentos.

O Embarcador pode contratar desde a gestão de seu armazém, até os serviços de transporte diretamente. O nível de terceirização a ser utilizado depende das características únicas de cada empresa, da região onde atua e ainda do segmento a que pertence, sendo muito difícil ter uma regra geral que se aplique a todos.

O TMS para o Embarcador

Uma parte fundamental de qualquer venda é a Logística. Além de reduzir custos, um sistema TMS para o Embarcador pode ser uma ferramenta que apoie na seleção de qual o melhor modal a ser utilizado, e qual o melhor transportador disponível que pode efetuar a entrega dentro do prazo estabelecido e com o menor custo.

Desde o momento do pedido até a entrega, o TMS acompanha todos os processos da logística e atua posteriormente fornecendo informações e KPI (indicadores de desempenho chaves) que permitem um processo de melhoria contínua.

As principais funções do TMS Embarcador

A auditoria de frete é uma das funções básicas que o TMS tem para o Embarcador. Mais do que conferir o preço, ele impede a cobrança em duplicidade, ou seja, cobrar duas vezes a mesma nota fiscal.

O TMS (Transport Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Transportes, deveria também auditar se o peso e a consolidação feita foi respeitada. Além disso é comum haver exceções no transporte que geram custos extraordinários, como estadias, pagamento de pernoite, reentrega, devolução, necessidade de uso de equipamentos especiais, etc. A conferência e autorização destes custos extras é importante, porque pode representar uma parte importante do custo total do transporte.

Se o Embarcador opera com frota própria, a gestão da frota, o gerenciamento das viagens em tempo real e o acompanhamento da produtividade tornam-se itens importantes para o resultado. Inevitavelmente o acerto de viagens e gestão dos motoristas tornam-se necessários para um controle efetivo dos custos.

Mesmo em Embarcadores que tenham frota própria é comum isso conviver com a contratação de transportadores, mantendo a necessidade de auditoria. Mas nem só de auditoria vive um TMS para o Embarcador. Medir a performance das entregas e o nível de serviço prestado ao cliente também é importante para o negócio.

Podemos dividir as oportunidades geradas por um sistema TMS em dois grupos principais. O primeiro é de controle e gestão. Aqui opera-se para não perder o gerenciamento e evitar custos desnecessários ou incorretos. A automação possível com a utilização de robôs, que trabalhem fazendo o processo pesado de conferência e aprovação, ajuda a ter menos pessoas envolvidas ou a liberar o tempo delas para fazerem atividades de maior valor agregado.

No segundo grupo está a oportunidade de economizar no valor total a ser gasto. As oportunidades de economia vão desde o processo de seleção de transportadores, possibilidade de simulações comparando opções e ainda a possibilidade consolidar carga ou fazer um mix com outros modais.

Um TMS para o Embarcador deve primar por algoritmos

que permitam simular oscilações de frete face a novas tabelas de preço

ou ainda após algum reajuste em tabelas vigentes.

O Embarcador pode ainda se beneficiar de algoritmos como o Melhor Frete, que pode decidir entre todas as opções de frete qual o prestador mais barato que atende o prazo de entrega. Esse algoritmo pode inclusive comparar o uso de modais diferentes. Este processo costuma ser conhecido como leilão de frete. Não se adequa a qualquer situação, mas é possível que uma parte dos envios se beneficie desta ferramenta.

Finalmente a possibilidade de testar a consolidação de carga e roteirizar as cargas envolvidas em operações que usam veículos dedicados o que remuneram pelo número de veículos alocados podem ser uma fonte importante de economia.

O embarcador e suas exigências para contratar uma transportadora

Para que um Embarcador possa manter seu negócio competitivo e saudável, é fundamental que ele procure maneiras para reduzir os custos com o transporte das mercadorias. No entanto, ao contratar uma transportadora, existe um fator muito importante que precisa ser levado em consideração: a qualidade do serviço prestado.

Cabe ressaltar que o embarcador é a pessoa, física ou jurídica, dona da mercadoria e que, em razão de sua atividade, precisa que esses itens sejam entregues aos clientes, ou seja, que sejam transportados. Para isso, o embarcador, em geral, terceiriza esse serviço para uma empresa de transporte.

Ocorre que, ao solicitar o serviço de uma transportadora, as exigências do embarcador devem ser respeitadas.

Hoje, o uso de tecnologia da informação (TI) é um diferencial importante

para aumentar a competitividade das empresas e melhorar o seu desempenho.

Sua adoção no setor de logística garante a redução de falhas e,

consequentemente, proporciona vantagens perante a concorrência.

Nesse sentido, o TMS é uma ferramenta essencial. Como detalhamos anteriormente neste conteúdo, trata-se de um sistema completo, que reúne todas as informações relacionadas aos processos de movimentação de mercadorias, contribuindo para que a gestão logística seja feita de forma mais inteligente.

A ferramenta é utilizada por diversos agentes, que atuam em conjunto na distribuição de mercadorias:

- embarcadores, como indústrias e e-commerces, que contratam os serviços de empresas transportadoras para o envio das mercadorias;

- transportadoras e operadores logísticos;

- empresas que possuem frota própria e precisam melhorar a gestão de todo o processo.

No caso dos embarcadores, o TMS contribui para que o gestor tenha controle de vários dados, como rotas de entrega, emissão de documentos, recolhimento de tributos, cobranças, entre outros. Com isso, é mais fácil identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para aumentar a eficiência de todo o processo.

Integração de todas as informações do transporte

A integração interna e externa de todas as informações de logística é de grande importância para o embarcador, na medida em que o permite acompanhar e controlar o transporte de suas mercadorias. Além do controle do serviço prestado pela transportadora, a integração de informações, como a implantação de um sistema de rastreamento, permite ao embarcador responder, aos clientes, eventuais dúvidas quanto ao tempo gasto para a entrega do produto adquirido e detalhes de todo o trajeto.

Não há dúvida de que, ao oferecer essa integração de informações, a transportadora se mostra transparente quanto ao serviço prestado.

Utilização da tecnologia para facilitar o serviço prestado

Para viabilizar a integração das informações do transporte da mercadoria, assim como para atender às necessidades de redução de custos logísticos, é fundamental que as transportadoras contem com serviços de tecnologia da informação e softwares que atuem na rede de comunicação e no gerenciamento do transporte.

O uso de softwares de gestão de transporte e de comunicação permite o controle de toda a cadeia de atividades, ou seja, desde a coleta da mercadoria até a sua entrega ao cliente final, garantindo, assim, a fluidez e a confiabilidade na operação.

Otimização das rotas e custos de serviços

A otimização das rotas é necessária para reduzir custo e, talvez ainda mais importante, para garantir uma entrega rápida e sem nenhum dano ao produto. Para isso, cabe ao embarcador checar se as rotas traçadas pela transportadora consideram a localização geográfica dos pontos de entrega, bem como o tipo e o volume da mercadoria a ser transportada.

Nesse sentido, a classificação das cargas transportadas contribui para a redução de investimentos em ativos fixos, uma vez que cada carga exige serviços e equipamentos distintos, o que também é fundamental para garantir um transporte seguro.

Segurança e qualidade ao transportar a mercadoria até o cliente

Além de se preocupar com o cumprimento dos prazos de entrega da mercadoria, o embarcador precisa checar se a transportadora é transparente quantos aos custos e, principalmente, se o serviço é prestado de modo seguro e eficiente.

Afinal, o embarcador é o responsável, frente ao consumidor, pela entrega do produto dentro do prazo e em perfeitas condições de uso. Desse modo, qualquer falha nessa operação pode implicar reclamações, cancelamentos e, como consequência, insatisfação por parte dos clientes.

Dessa forma, a transportadora contratada deve estar a par das exigências do embarcador e garantir que todas elas sejam respeitadas.

Qual a diferença entre Embarcador e Transportador?

Na gestão de transportes, dois conceitos estão muito relacionados, mas, ao contrário do que muitos pensam eles possuem significados diferentes. Estamos falando de Embarcador e Transportador.

Embarcador e transportador, enquanto o primeiro é o dono das mercadorias a serem transportadas e quem precisa que o deslocamento seja feito, o segundo é o responsável pelo transporte e pelo tráfego em si. Ou seja, o transportador é a empresa ou o profissional autônomo que fica a cargo de levar a mercadoria do embarcador ao destinatário. Saber a diferença entre esses termos é fundamental para conhecer os direitos e as responsabilidades de ambas as partes e para contratar serviços específicos, de acordo com cada necessidade.

Quais as diferenças entre as duas atividades?

Muitas empresas que trabalham com distribuição de produtos lidam com uma logística muito complexa e preferem terceirizar o serviço de transporte das mercadorias até os clientes. Essas são as embarcadoras, elas precisam contar com um meio para deslocar seus produtos de um ponto até o outro. E é aí que a transportadora entra com a sua prestação de serviços.

Embarcador?

O embarcador é o responsável e dono da mercadoria. Sua tarefa é a de encontrar a melhor opção para deslocar a carga entre dois pontos, onde deverá definir o modal de transporte e a empresa que cumprirá a missão. O embarcador, nesse caso, tem as seguintes responsabilidades:

- Emissão dos documentos fiscais das mercadorias e pagamento dos impostos relativos à operação de venda;

- Contratação do seguro de carga;

- Pagamento das multas nos casos em que exista excesso de peso no veículo que fará o transporte, quando o embarcador for o remetente único e a pesagem aferida for maior que a declarada na Nota Fiscal.

Transportador?

O transportador é o responsável por trafegar os produtos desde o ponto de coleta até a sua entrega. Agora vamos ver as responsabilidades do transportador, acompanhem:

- Emissão de documentos como o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico);

- Atendimento à legislação com relação ao descanso e condições de trabalho do motorista;

- Danos com a carga durante a viagem;

- Assumir os prejuízos como perda de mercadorias ou atraso na entrega;

- Ações e omissões de seus funcionários.

- Multas nos casos em que exista excesso de peso no veículo, quando estiver transportando para mais do que um embarcador e não tomar os devidos cuidados com a capacidade do caminhão.

Características de um TMS para Embarcador e Transportador

Empresas de logística e de transportes trabalham com sistemas integrados para otimizar a frota, fazer o acompanhamento das entregas e toda a gestão de cargas. Essa solução tecnológica chama-se TMS, que quer dizer Transport Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transportes.

No entanto, o TMS funciona de forma diferente para cada ponta do negócio, apesar de ser integrado. Por meio do sistema, o embarcador contará com acesso aos transportadores que atendem à sua demanda e vai conferir qual é a melhor relação custo-benefício. Além de oferecer total controle sobre a sua carga, existem diversos outros serviços disponibilizados pelo TMS ao embarcador, vou mostrar para vocês:

- cálculo de fretes, levando em consideração o tipo de produto, o peso, os impostos e a distância a ser percorrida;

- o rastreamento em tempo real;

- a gestão de despacho que permite acompanhar a saída entre transportadora e Correios;

- a geração de relatórios que permitem que o gestor tenha controle de todas as operações e tome decisões a partir da análise dos dados.

Já para o transportador, o TMS também garante controle total em todas as etapas, porém com o foco ainda mais abrangente sobre o acompanhamento da carga, vejam:

- verificação do tempo das paradas;

- simulação de rotas (assim, a empresa conseguirá identificar onde há cobranças de pedágios);

- monitoramento da temperatura ideal para transportar produtos resfriados e congelados;

- melhores formas de calcular os fretes para os embarcadores;

- controle de qualidade;

- gestão de custos;

- controle financeiro e muito mais.

Existem várias opções de sistemas hoje no mercado, mas que variam enormemente de custo, de acordo com a necessidade da empresa ou área de atuação. Assim, é fundamental avaliar e analisar os recursos disponíveis de vários TMS e a aderência deles aos processos de sua empresa, antes de definir sua escolha.

Integração com os Transportadores

O Embarcador precisa fazer a integração automática com a sua cadeia de fornecedores para que as atividades possam ser automatizadas. Isso é fundamental para evitar erros de digitação e morosidade nos processos.

Há um padrão no mercado para a troca eletrônica de informações chamado de padrão EDI PROCEDA, que foi a empresa que difundiu esse layout no mercado. Ele também é conhecido como padrão NTC-PROCEDA, para dar crédito à organização que ajudou a fomentar sua utilização. EDI é a sigla correspondente a Eletronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados.

As notas fiscais são enviadas eletronicamente para o transportador já com a informação da consolidação de carga, se houver. Este arquivo é chamado NOTFIS (Nota Fiscal). Alguns embarcadores deixaram de enviar este arquivo e passaram a enviar somente o XML da NF-e mas, em alguns casos, o arquivo NOTFIS ainda é necessário pois algumas informações, como a própria consolidação de carga, já citada, não constam de forma destacada no arquivo XML da NF-e.

Em seguida o transportador envia o CONEMB (Conhecimento Embarcado), arquivo que contém todos os dados do CT-e emitido. Este arquivo pode ser substituído pelo envio do XML do CT-e.

O Transportador envia os dados da entrega no arquivo OCOREN (Ocorrências). É possível que o transportador use um aplicativo como o e-cargo Mobile, nesse caso o tracking e comprovante de entrega são enviados automaticamente em tempo real, podendo substituir o envio deste arquivo.

O Embarcador pode trabalhar em dois formatos diferentes de gestão do faturamento: auditando e liberando uma autorização prévia de faturamento, ou aguardando a fatura pronta que será providenciada pelo transportador para fazer a auditoria dos valores.

Caso opte por trabalhar com aprovação prévia de faturamento, o embarcador envia o arquivo PREFAT (Prévia de Faturamento) que contém os dados dos documentos liberados para faturamento. Finalmente o transportador envia eletronicamente a fatura a ser paga. O arquivo que contém os dados do faturamento é chamado de DOCCOB, uma abreviação de Documento de Cobrança.

Utilizando Frota Própria

Alguns Embarcadores operam com frota própria. Neste caso a gestão de frota e dos motoristas, bem como a gestão dos ativos, ganha muita importância visto que todos os custos são incorporados ao custo das entregas. No nosso ebook sobre “O Que é o TMS”, nós falamos no tópico “O TMS para quem tem frota própria” a respeito da divisão entre Frota e Logística para uma gestão mais eficiente da Frota.

Usando Agregados

Outra possibilidade que o Embarcador tem é ser o dono dos veículos semi-reboques (Carretas) e contratar agregados que sejam os proprietários dos veículos de tração e trabalhem de forma dedicada para o Embarcador. Esta possibilidade diminui o custo de investimento nos ativos e ainda envolve uma operação com menos colaboradores próprios, mas existem uma série de riscos envolvidos que devem ser analisados.

Usando o Caminhoneiro Terceiro

O uso de autônomos que são contratados sob demanda é algo muito utilizado por transportadores. Alguns Embarcadores podem fazê-lo, e normalmente aqui é quando o Embarcador começa a pensar em criar uma estrutura própria de transporte para viabilizar a contratação direta de terceiros sem intermediários.

Interface Com Meios de Pagamento

Para a contratação de terceiros é necessário gerar CT-e (conhecimento eletrônico) e MDF-e (manifesto eletrônico). Para a emissão do manifesto é necessário informar o número do CIOT. Para obter o CIOT, a ANTT exige que todos os dados de uma viagem sejam informados para um dos provedores de meio de pagamento homologados quando se contrata um terceiro ou agregado.

Os provedores de meios de pagamento oferecem integração completa evitando a necessidade de dupla coleta de dados de veículo, motorista e da carga nesse sistema e no TMS. Alguns exemplos que podem ser citados são a Repom e a Pamcary.

Estes provedores chamam esta solução de gestão de frete. Este nome ocorre porque além de receber e enviar os dados da viagem para a ANTT, estas soluções efetivam o pagamento da viagem para o motorista que pode, entre outras coisas, abastecer ou sacar em dinheiro na rede de postos credenciadas pelo provedor.

O Transportador é um Mero Intermediário?

A estratégia de abrir uma unidade de transportes própria deve ser feita com uma análise mais abrangente. O entendimento que o transportador é um mero intermediário que pega a carga do Embarcador e subcontrata um terceiro é enganosa. O transportador assume todas as responsabilidades pelo transporte.

Isto pode envolver ou não o uso de seguro próprio. Qualquer anomalia que ocorra no transporte, o responsável é o transportador. No limite, se o terceiro tiver o seu veículo parado com um defeito qualquer que o impeça de seguir viagem, quem terá que se virar para arrumar outro terceiro será o transportador. Ele também tem que manter um acompanhamento da viagem até a entrega para ter certeza que tudo irá ocorrer como o esperado.

Se o motorista tiver qualquer ocorrência em posto fiscal, avaria, dificuldade de entrega no destino, enfim, qualquer coisa, ele aciona o transportador em busca de auxílio. Concluindo, usar terceiros pode ser mais barato, mas aumenta a gestão e envolve gente que precisa atuar em caso de problemas.

Informação em Tempo Real

O TMS para o Embarcador tem que estar preparado para receber informação em tempo real, seja através de funcionalidades existentes no mesmo ou via integração com soluções de mercado. O motorista pode usar um rastreador de mercado ou uma solução Mobile que rode num smartphone Android ou iPhone. A Signa possui também um APP chamado e-cargo Mobile Celular que se integra ao e-cargo Embarcador.

Através dele é possível informar ocorrências em tempo real, registrar um problema ou baixar uma entrega. No processo de baixa da entrega o sistema já coleta foto do comprovante e assinatura do recebedor.

O Mobile, além do uso pelo motorista, também permite um usuário cliente (remetente ou destinatário) e ainda o uso pela área comercial do Embarcador, que não precisará mais ligar para a Logística para ter uma posição a respeito de uma entrega.

Um TMS para Embarcador ou um TMS para Transportador são ferramentas que, quando bem implantadas, tem um grande potencial de gerar economias e maior controle dos recursos envolvidos nos processos de transportes. E que tal uma empresa que oferece essas duas soluções?

A Signa atende tanto o Embarcador como o Transportador por meio de suas soluções em TMS.

Seja sua empresa de transportes ou um operador logístico, atuando no mercado de carga viagem, fracionado, movimentando container, atuando no segmento rodo aéreo, na cabotagem... Não importa o modal. O e-cargo da Signa é a solução preparada para atuar nas operações de transportes e logística.

Uma solução ágil e flexível para atender as exigências contratadas entre a sua empresa e o seu cliente Embarcador. Além da vastidão de funções presentes em seus módulos, são possíveis desenvolvimentos de projetos específicos, afinal, cada transportador possui suas características a depender do mercado que atua e os produtos que transporta.