As funcionalidades do CTe e sua importância para logística

O dia a dia das transportadoras é muito intenso, trabalhar com todo tipo de entrega, para vários clientes e que também muitas vezes vão para diversos locais, tornam as operações cada vez mais complexas. Isso exige muita responsabilidade das empresas que operam com o transporte de cargas, e a emissão do CTe está ligado diretamente a essas situações.

O que significa a sigla CTe e quais as suas características?

A sigla CTe trata-se de uma abreviação para Conhecimento de Transporte Eletrônico. Podemos conceituar o CTe como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada para diversos modais.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e também pela recepção e autorização de uso pelo Fisco. Por conta disso, é imprescindível que a empresa tenha um certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, contendo o CNPJ da transportadora, uma vez que a autenticidade do CTe é atestada pela assinatura digital do emitente e pela autorização do estado.

Quem deve emitir o CTe?

A obrigação de emitir o CTe é do tomador de serviços, ou seja, ao existir um serviço de transporte, a transportadora deve expedir o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Isso significa que o tomador de serviços pode pedir o CTe para o prestador de serviço, bem como exigir a apresentação dessa documentação a ele.

É importante reforçar que o Microempreendedor Individual (MEI) está dispensado de emitir o documento. Todavia, alguns estados aceitam a emissão voluntária do CTe do pequeno empresário ou motorista autônomo. Portanto, o ideal é pesquisar se o seu estado liberou essa função para o MEI e em caso positivo, basta fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual.

Quais as principais vantagens do CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte. Para os emitentes do CTe podemos citar alguns benefícios:

- Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente.

O modelo do CT-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), cuja função é acompanhar a realização da prestação de serviço e conseqüentemente o trânsito das mercadorias transportadas, além de possibilitar ou facilitar a consulta do respectivo CT-e na internet.

- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.

Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais, como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação.

- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

Com o CT-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização.

- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B):

O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação empresa - à - empresa). Com o advento do CT-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

O que é preciso para emissão do CTe?

Agora que compreendemos a importância e os benefícios envoltos na utilização do CTe podemos falar sobre como emitir o documento fiscal. Em primeiro lugar, a empresa que deseja emitir o CTe, precisa estar cadastrada junto a Secretaria da Fazenda do Estado, a SEFAZ.

Em seguida a empresa precisa contar com um certificado digital, que é emitido por Autoridade Certificadora credenciada. Por fim, para que o CTe tenha validade jurídica, é necessário que se obtenha uma autorização da Secretaria da Fazenda para emitir o CTe em ambiente de produção.

Vale lembrar também que, assim como todos os documentos fiscais relacionados à uma empresa, o Conhecimento de Transporte Eletrônico também deve ser armazenado para que possam prestar contas fiscais e contábeis ao Fisco. No caso do documento digital, esse armazenamento é bem mais simples. Pode ser feito apenas através do XML gerado a partir da emissão de cada CTe.

O CTe é um documento essencial para o transporte de cargas no Brasil. Por isso, é fundamental utilizar um sistema para emissão dessa obrigação fiscal, um TMS por exemplo.

Uma ótima forma de atestar essas funcionalidades é conhecendo o trabalho da empresa responsável pelo software, entrar em contato com a equipe e analisar as funcionalidades da plataforma é um bom começo.

O que é o DACTe e para que serve este documento?

É fundamental no segmento de transporte de cargas o cumprimento de todas as normas fiscais e, se uma transportadora realiza a emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico, também conhecido pela sigla de CTe, muito provavelmente já ouviu falar de uma outra sigla: o DACTe.

A sigla DACTe é uma abreviação para Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou seja, uma versão resumida do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e adaptada para impressão. O DACTe não substitui o XML do CTe, ele é apenas um documento auxiliar contendo as informações de forma impressa do CTe emitido, devendo ser impresso antes da circulação de uma mercadoria e seguindo com a carga até o seu destino.

Principais características do DACTe

O DACTe serve para acompanhar toda mercadoria em trânsito, fornecendo assim, informações básicas sobre a prestação de serviço em curso, como: Dados do emitente do CTe, CFOP, (que trata da natureza da prestação de serviço), informações do remetente e destinatário, data de autorização do CTe e o número do protocolo da autorização, entre outros.

Outro campo impresso no DACTe e que chama nossa atenção, é o código de barras. Esse código contém a chave de acesso do CTe com 44 posições, ou seja, é possível realizar a leitura desse campo para acessar o documento no Portal da Sefaz.

Agora se você preferir, também pode realizar a consulta do documento que foi emitido em um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) utilizando a leitura pelo campo de QR Code, disponível no DACTe. Ao ler este código pela câmera do seu celular você também será direcionado ao Portal da Sefaz.

Como não pode haver nenhuma divergência entre o CTe e sua representação física, recomendamos que o DACTe seja impresso pelo mesmo sistema que fez a emissão do CTe, além do mais se o TMS possuir a funcionalidade de Impressão em Lote do DACTe, evitando assim o desperdício de tempo tendo que imprimir um a um.

O que é CTe Complementar?

Devido a grande quantidade de atividades dentro de uma transportadora, é natural que ocorra algum erro na hora de emitir documentos fiscais, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CTe. Se essa falha acontecer no valor declarado ou quando não há incidência de ICMS onde deveria ter, por exemplo, é possível corrigir o documento com a emissão de um CTe Complementar.

Vale ressaltar que alguns sistemas de emissão, um TMS, (Sistema de Gerenciamento de Transportes), o preenchimento de todos os dados do CTe Complementar é automático, deixando para o gestor incluir apenas o que deverá ser ajustado. Lembra-se também que um bom TMS contribui com a otimização e organização da sua empresa.

O CTe complementar só pode ser emitido em dois momentos: se o valor informado no documento original for menor do que o cobrado pelo serviço ou se não há destaque de ICMS (Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) onde deveria constar.

Seja para complemento de valores ou de ICMS, a emissão do CTe Complementar está prevista no art. 182 do RICMS-SP/2000, garantindo assim a validade fiscal desta operação.

Quando posso emitir o CTe de Anulação e o CTe de Substituição?

Existem algumas perguntas que passam pela cabeça de um usuário, que por ventura tenha emitido um CTe errado. O que fazer? Devo emitir um CTe de Anulação, uma Carta de Correção ou é melhor cancelar o Conhecimento de Transporte Eletrônico? Estas são dúvidas frequentes entre as transportadoras, porque cada possível solução para consertar um erro de Emissão de CTe deve seguir regras e prazos diferentes.

Vamos falar então das diferenças entre o CTe de Anulação e o CTe de Substituição e, também, em quais situações eles podem ser utilizados.

Quando o prazo para cancelamento do CTe já expirou ou, nos casos em que não é possível utilizar uma Carta de Correção para corrigir os erros, a solução está no CTe de Anulação ou CTe de Substituição.

Para cada CT-e emitido com erro, é possível emitir apenas um CT-e de Anulação e um CT-e de Substituição, os quais não poderão ser cancelados.

CTe de Anulação

O CTe de anulação pode ser emitido quando o tomador do serviço não emite Nota Fiscal, ou seja, não é contribuinte de ICMS. É preciso estar atento em relação às regras do seu estado para emissão deste documento.

Veja alguns casos em que não poderá ser utilizado um CTe de anulação:

- Quando for possível sanar o erro através de Carta de Correção (CCe);

- Quando o CTe de anulação causar a descaracterização da prestação de serviço de transporte;

- Quando for possível sanar o erro de lançamento de imposto através da emissão de um CT-e Complementar;

CTe de Substituição

O Conhecimento de Substituição é uma solução exclusiva em situações em que o tomador do serviço de transporte emite Nota Fiscal (NFe) e é contribuinte do ICMS.

O transportador deve registrar essa NFe no seu sistema emissor de CTe, a fim de efetuar a anulação e, em seguida, gerar o CTe de substituição.

Tanto na emissão de CTe de anulação, quanto no CTe de substituição, existe uma anulação de documento. Embora cada situação determine suas regras para a escolha da solução correta, a fim de sanar erros de emissão de CTe.

Conheça as principais características para emissão do CTe Globalizado

O objetivo da criação do CTe Globalizado foi de facilitar as operações de transporte que envolvem várias notas fiscais, mas um único tomador, seja este o remetente ou destinatário.

Sendo assim, ao invés de emitir um Conhecimento de Transporte para cada NFe, a transportadora poderá emitir um único CTe de forma globalizada e é justamente isso que o diferencia de um CTe comum e garante mais agilidade na emissão de documentos.

Antes de a SEFAZ definir o CTe Globalizado, apenas os estados Rio de Janeiro, São Paulo e Minas Gerais podiam gerar um CTe com vários destinatários. Desde a vigência do CTe 3.0, todas as transportadoras podem emitir o CTe Globalizado, porém, deve-se ficar atento às legislações estaduais para garantir que a sua UF não tenha estipulado alguma exceção.

É importante utilizar-se de uma tecnologia especializada para evitar erros no preenchimento do documento, como um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transportes) por exemplo, e não esqueça de garantir que os requisitos legais sejam todos respeitados.

Qualquer empresa que está habilitada para emitir o CTe comum pode fazê-lo. Entretanto, a legislação traz alguns requisitos a serem preenchidos para emitir o CTe Globalizado:

- restrito a transporte estadual: toda a operação de transporte precisa ser feita dentro dos limites de um mesmo estado, o que inclui o carregamento da carga, o trajeto feito pelo veículo e o descarregamento no local de destino;

- envolver 5 ou mais NF-es: as cargas transportadas devem ter vinculadas, no mínimo, 5 Notas Fiscais eletrônicas (NF-es). É importante saber que a operação deve ter apenas um remetente ou destinatário;

- tomador é remetente ou destinatário: o tomador do serviço de transporte deve ser um dos remetentes ou destinatários que está vinculado ao CTe Globalizado.

O que é e como fazer o Cancelamento Extemporâneo do CTe?

Uma das atividades que todo gestor ou coordenador deve saber executar é o Cancelamento do CTe, porém, nem sempre essa atividade é tão simples de realizar, principalmente quando se perde o prazo normal de cancelamento, fazendo com que as empresas tenham que recorrer ao pedido do Cancelamento Extemporâneo do CTe.

O cancelamento extemporâneo do CTe é um procedimento que as empresas de transporte poderão recorrer para efetuar o cancelamento de um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) fora do prazo normal de cancelamento definido pelo estado onde o mesmo foi emitido.

Vale lembrar que existem diferenças entre os prazos para pedido de cancelamento comum e o cancelamento extemporâneo, além disso, há situações e condições específicas para que a requisição seja aceita pela autoridade tributária.

Recomendamos que se preste muita atenção no momento da emissão do CTe e sempre que possível, solicitar sua validação junto ao seu cliente antes de dar início a viagem, pois essa operação de cancelamento após o prazo gerará custos diretos e indiretos que em boa parte dos casos pode até não valer a pena.

O atual prazo para o cancelamento de um CTe, é de 7 dias (168 horas), contados a partir da data que foi emitida sua “Autorização de Uso”. Já o cancelamento extemporâneo de CTe, que é feito após a perda do prazo para o cancelamento comum, poderá ser recebido em até 31 dias, também contados da emissão da mesma autorização.

Tanto o cancelamento normal como o extemporâneo (fora do prazo), só são possíveis quando não tenha iniciado a prestação do serviço de transporte e não tenha sido registrado nenhum evento sobre o CTe.

Saber realizar o cancelamento de CTe é fundamental para o dia a dia de qualquer empresa de transporte. Porém, mesmo que você perca o prazo estipulado pela autoridade administrativa, é plenamente viável fazê-lo de forma extemporânea.

Como funciona a Carta de Correção Eletrônica para o CTe?

Quando o CTe está autorizado pela Sefaz ele não pode mais ser alterado, mas se por acaso ocorreu alguma divergência após o envio pra Sefaz, existem algumas formas de corrigir um CTe e uma dessas opções trata-se da Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

Procure um TMS (Sistema de Gerenciamento de Transportes) que contém a opção de Emissão da Carta de Correção Eletrônica, isso automatiza sua operação e melhora o controle dos documentos emitidos pelo seu sistema.

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é gerada pelo Emitente do CTe e serve para corrigir informações em campos específicos, então atente-se as condições exigidas pela Sefaz.

É importante lembrar que um CT-e que contém uma Carta de Correção não pode ser cancelado. Portanto, se você está em dúvida se o seu cliente aceitará ou não esse documento, a melhor opção é fazer o cancelamento do CT-e.

Esse documento tornou-se uma ferramenta importante para a gestão de uma transportadora. É fundamental que você saiba como emiti-la, bem como os momentos corretos em que ela poderá ser utilizada, evitando assim problemas com fiscalizações e entrega de mercadorias.

O que é TMS - Sistema de Gerenciamento de Transporte?

TMS (Transportation Management System), conhecido como Sistema de Gerenciamento de Transporte ou em espanhol por Gestión del Transporte, é um software para gestão de transportadoras que atua na melhoria da qualidade e produtividade de todo o processo de distribuição.

Um TMS permite controlar toda a operação e gestão de transportes de forma integrada. O sistema para transportadora é desenvolvido em módulos que podem ser adquiridos pelo cliente, consoante as suas necessidades.

Este sistema de logística controla os processos de um transportador, abrangendo as áreas comerciais, operacionais, sac, seguros, faturamento, financeira e logística. Um TMS visa ser integrado com um sistema de ERP, desta forma ao emitir um CTe ou NFSe, por exemplo, a integração financeira, fiscal e contábil ocorrerá automaticamente.

O sistema de gestão para transportadoras tem como finalidade identificar e controlar os custos inerentes a cada operação, sendo importante identificar e medir os custos de cada elemento existente na cadeia de transporte, a qual envolve não só o veículo em si, mas também a gestão dos recursos humanos e materiais, o controle das cargas, os custos de manutenção da frota e índices de discrepâncias nas entregas, bem como as diversas tabelas de fretes existentes (peso, valor, volume) apresentando o modelo que melhor se ajusta.

ALGUMAS FUNCIONALIDADES DE UM TMS

- Gestão de Fretes - Tabela de Frete - Emissão de CTe - Manifesto de Carga

- Melhor Frete - Romaneio de Carga - CIOT - Comprovante de Entrega

- Faturamento do Transporte - Auditoria de Fretes - Controle de Manutenção de Frota

- Controle de Estoque - Planejamento - Rastreamento - Sistema de Tracking

- Monitoramento de Cargas - Análise de Rentabilidade - Dashboard de Transporte

Lembre-se que um bom Sistema de Gerenciamento de Transportes, um TMS, contribui e muito para que todo esse procedimento seja realizado de forma prática e confiável, otimizando toda rotina e organização da sua empresa.

Marcos Tomaz

Analista de Sucesso do Cliente, pai do Vicente, fã do futebol bem jogado e que aproveita o simples, porque o complicado a gente resolve.

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