A Gestão de Transportes otimizada pela Auditoria de Fretes

Uma dúvida muito comum entre profissionais que atuam na gestão de compras e logística é de como reduzir custos em sua atividade. Essa resposta acaba atingindo diversas situações e uma delas está ligada diretamente a auditoria de fretes.

Podemos dizer que essa prática com certeza atinge a gestão de valores, otimizando os gastos e ocasionando a redução de custos, tornando assim o setor mais eficiente, a fim de alcançar melhores resultados financeiros.

Ninguém quer correr o risco de pagar um valor de frete equivocado, certo? Então, para não sofrer prejuízos com uma alta nos custos devido a erros de cálculo, à auditoria de fretes se tornou uma tarefa essencial.

Averiguar se as cobranças estão adequadas ao que foi planejado e estabelecido na tabela acordada e identificar divergências e duplicidades, ou uma cobrança de serviços que não foram prestados tem que se tornar uma prioridade na agenda dos gestores.

O que é auditoria de frete?

Essa atividade está relacionada à gestão de fretes, sendo responsável pela conferência das faturas dos transportadores a fim de identificar se os valores condizem com o que foi previamente negociado. Nesse processo, é possível identificar duplicidades, erros e cobranças de serviços não realizados.

No entanto, a auditoria também tem a função de avaliar como os custos com fretes impactam o faturamento do negócio. Essa é uma avaliação técnica e aprofundada, porque a elevação nos gastos nem sempre é justificada pelo aumento do valor da tarifa.

As divergências de valores podem ocorrer devido a uma série de fatores, como:

- reajuste automático;

- cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;

- cálculo fora da tabela negociada;

- cobranças em duplicidade;

- serviços não executados.

Fica evidente que essa prática auxilia o controle de gastos e, portanto, a geração de valores. Da mesma forma otimiza o relacionamento com fornecedores, clientes e transportadoras.

Qual é sua importância?

A auditoria tem como função principal evitar que a empresa pague valores excessivos pelos fretes. Atualmente, essa atividade deve ser realizada diariamente para evitar erros que podem levar a prejuízos enormes. Nesse processo, a equipe logística encontra alguns problemas:

- volume alto de Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-e) emitidos diariamente;

- complexidade das tabelas de frete comum;

- decisão sobre o momento mais adequado para realizar a auditoria.

O recomendado é fazer assim que o CT-e é emitido para checar se o que está sendo cobrado foi efetivamente negociado. Sempre que uma divergência for identificada, deve-se acionar a transportadora.

Outro motivo para sua importância é o fato de que há um prazo para cancelamento do CT-e. No caso da fatura, o procedimento pode ser ainda mais burocrático, porque envolverá outros setores, como o tributário, fiscal, de controladoria e etc.

Problemas identificados em uma auditoria

A auditoria de frete é capaz de identificar diversos problemas e, por isso, ela é indispensável nas operações. Destacamos alguns problemas facilmente detectados com essa ferramenta:

Cobrança em duplicidade

Esse problema ocorre quando a transportadora envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para um embarcador. Na maior parte das vezes, isso acontece por falta de um controle eficiente sobre os serviços realizados e as faturas encaminhadas. É bastante comum que, em situações de erros identificados na emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, um novo documento fiscal seja gerado com as devidas correções.

Erro nos cálculos

Essa é a divergência mais comum identificada na auditoria de fretes, e pode ser identificada tanto na cotação quanto no preço realmente cobrado. Outras situações têm relação direta com a inclusão de tarifas que não correspondem à realidade. Erros de cálculo podem ser vistos, por exemplo, em situações como a contratação de serviços de escolta ou equipamentos para a movimentação de cargas especiais.

Cobrança de serviços não realizados

Essa situação costuma ser relacionada a erros no tratamento administrativo das cobranças. Na maioria das vezes, os serviços contratados são descritos no CT-e emitido, o que facilita a verificação. Apesar disso, há algumas situações em que os equívocos não são percebidos.

Desvantagens da auditoria

Não é bem uma desvantagem se pararmos para analisar de perto. Contudo, ao optar por realizar uma atividade, você automaticamente deixa de fazer outra. Ou seja, se você decide implementar a auditoria de fretes na sua empresa, provavelmente precisará deixar funcionários dedicados a essa atividade. Outra possibilidade nesse caso é contratar uma equipe ou uma empresa terceira.

Mas por que não achamos essa desvantagem ruim? Bom, por mais que você “perca” alguns funcionários, você ganha mais inteligência na operação como um todo. Isso porque você passa a ter acesso a mais dados, que te ajudarão a fazer análises complexas sobre os processos.

Muitas vezes é importante dentro da empresa organizar um tempo e profissionais para fazer análises que serão úteis na hora da execução. Assim, você consegue economizar tempo, dinheiro e evitar problemas.

Invista em tecnologia

A tecnologia tem se tornado, cada vez mais, uma grande aliada das empresas, automatizando as rotinas de trabalho. O uso de sistemas de informação (TMS) ajudam a agilizar a execução dos processos, reduzir o índice de erros, tornar as informações mais seguras, entre outras coisas.

Nesse sentido, é possível contar com soluções que já possuem a funcionalidade de auditoria de fretes. Com isso, se elimina a necessidade de fazer a conferência manual, o que seria um processo demorado e sujeito a erros.

TMS com comunicação através de EDI

Um dos grandes desafios para a eficiência do processo de auditoria de fretes é a digitação manual dos dados dos conhecimentos e faturas recebidas. Os processos manuais ocasionam demora na conferência e sujeitam o processo a erros, além de estenderem de maneira desnecessária o prazo para pagamento dos fretes às transportadoras parceiras.

Neste particular, é vital que as transportadoras adotem um Sistema de Gerenciamento de Transporte e que suportem o envio das informações sobre os fretes por meio de troca eletrônica de dados (EDI de Transportes), evitando a digitação manual, pois assim os sistemas se comunicam diretamente, representando um grande ganho de tempo e segurança.

Os processos de transporte de cargas passam diretamente pelo modo como as empresas de embarcadores e transportadores integram suas operações utilizando um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS).

Um dos principais objetivos é tornar a troca de dados o mais rápido e eficiente possível. Nesse sentido existem os Arquivos EDI no padrão PROCEDA, para facilitar o intercâmbio dos dados entre as empresas.

Para quem não está familiarizado com o termo EDI, essa sigla trata-se da abreviação do inglês Electronic Data Interchange, que traduzindo significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. O processo de implementação de um EDI para a integração entre as empresas faz com que seja necessário criar um padrão para a troca de arquivos.

Tipos de arquivos EDI

- NOTFIS contém dados sobre as Notas Fiscais;

- OCOREN é o arquivo de ocorrência nas entregas;

- CONEMB é o arquivo dos conhecimentos embarcados;

- DOCCOB é o documento de cobrança enviado pelo transportador;

- PREFAT é o arquivo com a pré fatura dos serviços.

Cada tipo de arquivo tem sua função específica, tanto para embarcadores como para transportadores, mas não eximem as empresas de emitirem e registrarem os documentos fiscais para os órgãos competentes.

A auditoria de frete é um procedimento fundamental nas operações referentes ao segmento logístico. Isso porque evita que as empresas recebam cobranças em duplicidade e paguem por serviços não prestados, além de diminuir os erros de cálculo. Considerando todos esses benefícios, vale muito a pena implementar essa prática na sua atividade.

Marcos Tomaz

Analista de Sucesso do Cliente, pai do Vicente, fã do futebol bem jogado e que aproveita o simples, porque o complicado a gente resolve.

Foto: Freepik