Dicas para chegar aos resultados para quem tem frota própria

“Todo mundo quer fazer logística, e ninguém quer ter frota própria. Mas como ainda não inventaram o teletransporte, alguém tem que botar a mão na graxa”. Ouvi esta frase do presidente de uma grande transportadora focada em e-commerce; agora, por que o mercado foge da aquisição de frota própria?

Quando você contrata um terceiro o custo já está determinado de forma simples e direta. E não há risco, ou melhor, o risco é do terceiro. Para quem tem frota própria, a solução é ter uma gestão eficiente e isso passa por apurar corretamente e de forma perene o custo de cada veículo. Vamos analisar as duas formas mais comuns de tratar este arenoso tema.

Já escrevemos sobre o acompanhamento de resultados por cliente, que pode ser lido aqui. O objetivo é complementar este raciocínio, tratando os casos onde o transportador tem frota própria e, com isto, tem dificuldade para chegar nos resultados de cada cliente por conta das variações de custos da frota.

Um exemplo de variação de custo da frota ocorre quando é necessário fazer uma manutenção de maior porte no motor, por exemplo: neste caso, se não houver um colchão entre este custo e o valor que é apropriado como custo para o cliente, fatalmente o cliente que utilizou o veículo naquele período vai ter um resultado bastante prejudicado.

A compra de implementos ou pneus para a frota naquele período também pode causar uma variação muito grande do custo da frota no período. O que pode distorcer o resultado por cliente, que é um indicador muito importante para a empresa.

Para conseguir fugir destas distorções há mais de uma estratégia em uso no mercado. Vou citar duas aqui: trabalhar com os custos como uma média dos gastos dos últimos períodos, de forma a suavizar esta variação, ou trabalhar como se a empresa fosse composta de duas divisões: uma empresa responsável pela logística e outra responsável pela frota.

No primeiro caso funciona assim: durante um período são apurados quais os custos de pneus, manutenção, e outros por Km. Mensalmente é aplicado como custo de cada veículo a multiplicação destes valores pela km percorrida pela frota, e isto cria um colchão entre o gasto efetivo e a apuração dos resultados.

Neste caso, ainda, pode haver alguma distorção nos custos considerados, pois a aplicação de médias as vezes faz com que a empresa não cheque corretamente os seus custos, e nem atualize as médias com a frequência correta, e assim aplica uma planilha de custos que está defasada. E não há processos para garantir que isto esteja atualizado.

O segundo caso é o que recomendamos, e passo a falar somente sobre ele a partir de agora. Neste conceito, a divisão responsável pela logística não se preocupa com os custos da frota, mas há uma divisão especializada e preocupada com isto. Para facilitar o entendimento, vamos chamar estas divisões de empresa de logística e empresa de frota.

Para implantação deste modelo, é necessário especificar qual o custo que deve ser considerado, para a frota, para cada transporte a ser realizado. Inicialmente pode até ser usado o custo de mercado de um terceiro que faria o mesmo trajeto, para se ter uma base inicial, partindo do raciocínio de que este valor deve ser suficiente para cobertura do trajeto, visto que remunera o terceiro que faria o mesmo trecho. Este custo pode ser ajustado posteriormente.

A partir do momento em que existe um valor para contratação da frota própria, a cada movimentação da frota deveria ser gerado um débito para a empresa de logística e um crédito, de mesmo valor, para a empresa de frota. Estes valores costumam ser gerados como se fosse um recibo de frete, ou carta-frete, gerado de forma já quitada no sistema. Isto não interfere no resultado final do transportador, pois estes lançamentos se anulam, porém permite criar o citado colchão que isola as despesas da frota.

Desta maneira, todos os lançamentos que se referem a despesas do veículo, como combustível, manutenção, pneus, lavagem, lubrificação, reforma, seguro, IPVA, salário dos motoristas, encargos dos motoristas, salários e encargos de todos os profissionais responsáveis pela frota, depreciação dos veículos, etc, devem ser lançados na empresa de frota e não mais na empresa de logística.

Além disso, estes lançamentos devem identificar o veículo, quando possível, ou o conjunto de veículos responsáveis por cada despesa. Isto para que se possa ter os resultados por cada veículo posteriormente.

Com esta separação dos lançamentos há dois resultados a serem acompanhados: o resultado da empresa de logística, que deixa de sofrer interferência da variação de custos da frota, e o resultado da frota. Este último deve ser acompanhado de duas maneiras: individualmente por veículo e no conjunto.

O objetivo é que o resultado da frota, como um todo, e considerando um período razoável de tempo, seja zero. Desta maneira todos os custos da frota estarão sendo cobertos pelo valor dos recibos de frete gerados, e não há custo em excesso sendo jogado para a empresa de logística. Isto também garante que não estarão sendo praticados custos irreais na frota, como as médias utilizadas no primeiro caso citado.

Para que se obtenha este resultado devemos agir na empresa de frota, buscando cortar os custos, ou no valor do recibo de frete considerado nos casos onde não é possível obter este equilíbrio. Para isto, é importante acompanhar os resultados por veículo, num raciocínio semelhante ao que é praticado por cliente: considerar os custos diretos do veículo (combustível, motorista, manutenções, pneus) e custos indiretos (responsáveis pela frota, infraestrutura), esses últimos rateados por cada veículo.

Somente desta maneira enxergamos que exista um processo de aferição a ser verificado mensalmente, e não trabalharmos com custos defasados.

Apurar os custos é para quem gosta de matemática e de planilhas, como é o meu caso – e infelizmente falar em matemática provoca arrepios na maior parte das pessoas. Você pode opcionalmente contratar um TMS que tenha essa mentalidade incorporada na solução, como é o caso do e-cargo. Já que você optou por botar a mão na graxa, resta fazer um bom uso desse ativo. A crescente idade média da frota nacional mostra que isso não ocorre na maioria das empresas.

Henri Coelho

Sou fundador da Signa, casado e pai de um casal de filhos que saíram melhor que a encomenda. Já nasci corinthiano, gosto muito de futebol, vôlei e xadrez, também de matemática. Podem torcer o nariz.

Foto: Freepik

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